top of page

Votre aventure avec Mailoop

Vous accompagner pour faire de vos données des usages numériques un allié pour la cohésion, l'efficacité et le bien-être au travail.

Message Sent Illustration.png

Changeons les pratiques numériques !

Manager les pratiques numériques pour le bien-être et l'efficacité

L’analyse de votre collaboration numérique est un allié pour votre transformation

Mailoop.gif

Révéler et mesurer les problèmes

Mailoop (2).gif

Objectiver et prioriser les plans d’actions

Mailoop (1).gif

Suivre et mesurer l’efficacité des actions

Mailoop (3).gif

Se comparer - grâce à des éléments de benchmark

Notre offre

Pour relever au mieux ensemble les défis

Les usages numériques professionnels en quelques chiffres

23 %

des emails sont envoyés en dehors des horaires de travail 
(matins, soirs et weekends)

59 %

des échanges numériques sont réalisés par emails

63

emails sont reçus chaque jour par les dirigeant·es (hors spams)

1000 km

de voiture en équivalent CO2 générés par l’envoi d’emails sur un an

Pourquoi il est urgent de s'attaquer au trop-plein d'informations ?

PERTE D'INFORMATION

35 % des emails internes ne sont jamais lus ni consultés. Trop d'informations noie l'information.

TURNOVER

30 % de notre journée est consacrée à trier, organiser et planifier ses emails. Quel sens profond pour un collaborateur ?

Le trop-plein d'emails et l'hyperconnexion sont cités comme cause dans 58 % des cas de surmenage en Belgique

SURMENAGE

DÉSHUMANISATION

Trop d'outils numériques déshumanisent les relations. Sans empathie digitale, ce sont les incivilités qui explosent. 

FRACTURE NUMÉRIQUE 

85 % des collaborateurs ne maîtrisent pas les outils collaboratifs.

RESPECT DE LA LOI

Droit à la déconnexion : une obligation depuis 2017, des conséquences aujourd’hui

Mailoop.png

BILAN CARBONE NUMÉRIQUE

5 % de la consommation mondiale est due aux datacenters. 80 % de nos emails sont pourtant inutiles…

Découvrez la première édition du Baromètre des Usages Numériques et de la Déconnexion et ses 200+ indicateurs sur les pratiques numériques en entreprise

Notre formation : En 8 semaines, devenez leader de la transformation digitale

Nous accompagnons associations, entreprises, administrations publiques depuis plusieurs années sur les thématiques des outils et du stress numérique ainsi que du télétravail.

Mailoop (2).png

Semaines de
programme intégré 

Mailoop (5).png

Des ressources et benchmarks accessibles aux alumnis, prêt à être partagés avec leur équipe

Mailoop (3).png

Un parcours 100% outillé au service du changement de posture managériale 

Mailoop (4).png

Des experts reconnus, dirigeants, coach certifiés 

Nos références clients

mazars_logo-svg.png

Mazars

Déployé pendant 5 mois au sein d'une équipe de 190 personnes, Mailoop a permis l'expression de plusieurs milliers de feedbacks, et d'outiller le management en indicateurs RH et BI avancés. La solution est en cours de déploiement sur une unité de plus de 1000 personnes.

Notre philosophie

Menu Soluce
Mailoop (6).png

RESPONSABILISER

Exprimez enfin ce que vous ressentez en consultants vos emails.

Prenez conscience de la perception de votre communication en retour.

Vous savez où agir.

Mailoop (7).png

MESURER

Objectivez vos habitudes numériques et comparez les avec vos collègues. Ne soyez plus à l'aveugle pour piloter vos plans de transformations.

Soyez orienté data.

Mailoop (9).png

CHALLENGER

Prenez de bonnes habitudes et relevez les défis Mailoop pour changer de posture numérique. Chaque mois des objectifs ambitieux, chaque mois célébrez des résultats concrets.

Mailoop (10).png

FACILITER

Ne perdez pas de temps à chercher des solutions. Droit à la déconnexion, Répondre à Tous, Filtres Intelligents : pour chaque problème de l'email, nous avons une réponse simple à portée de clic.

Feedback

MAILOOP FEEDBACK

Le Feedback 360° dans l'email

Avez-vous conscience de la perception de vos emails par vos collègues ? Le cycle de Feedbacks Mailoop permet d'exprimer votre ressenti en un clic.

Libéré.e, délivré.e quand on exprime un feedback… Responsabilisé.e quand on découvre la synthèse anonyme en fin de mois ! Pour le management, Mailoop monitore le pouls numérique de l'entreprise en temps réel.

En dehors des horaires

#DECONNEXION

L'email reçu à 23h demandant un Powerpoint pour le lendemain...

Restons zen

#POLITESSE

L'email qui adopte un ton un peu trop assertif...

Parlons-en

#HUMAIN

L'email reçu alors que votre collègue est à portée de vue...

Réactif

#EFFICACITE

L'email qui vous sauve d'un moment difficile car vous avez vite la réponse...

Lastminute.com

#ORGANISATION

L'email demandant les chiffres pour hier, alors qu'on le sait depuis une semaine...

Esprit d'équipe

#POSITIVE ATTITUDE

L'email qui sait valoriser et reconnaître le travail d'équipe...

Mesurer

MAILOOP ANALYTICS

HR et Business Intelligence

Fini le temps des impressions et des statistiques génériques : objectivez les pratiques.

Nous avons le tableau de bord adapté à vos besoins métiers pour monitorer les indicateurs RH et BI, indispensables à votre activité. Chaque salarié est également responsabilisé et s'auto-régule en suivant l'évolution de ses pratiques dans son tableau de bord

Demo dashboard.gif

Développement personnel

Amplitude de travail numérique, analyse des rythmes de connexion, indice comparé d'hyperconnexion... Mailoop permet à chacun de comprendre ses habitudes et de s'autoréguler.

Ressources Humaines

Analyse des enjeux liés au droit à la déconnexion, dispersion des pratiques, étude de l'agilité de l'organisation et de son silotage... Mailoop développe des indicateurs pour répondre à vos besoins métiers.

Esprit d'équipe

Délai de traitement moyen de l'information par client, temps de concentration consommé par vos prospects, analyse de la qualité de la communication avec vos prestataires / clients. Mesurez et améliorez vos pratiques d'équipe

Challenger
path13501.png

MAILOOP CHALLENGES

Prêt à changer vos habitudes ?

Mailoop s'appuie sur des techniques de gamification pour rendre ludique la transformation. Chaque mois, un défi, 30 jours pour prendre une bonne habitude, des ressources et des interviews pour y arriver, des ateliers en présentiels ou à distance pour questionner les pratiques, des gains partagés (d'intérêt général !) pour se motiver, et des résultats tangibles à présenter au management. Le tout avec notre touche d'humour !

Mois de la bienveillance

Exprimez le plus de Feedbacks positifs via les outils Mailoop.

Difficulté : +

Mois de la déconnexion

Le moins d'emails envoyés après 20 h, avant 7 h, et les week-ends.

Difficulté : +++

Mois du 2.0

Le moins d'emails internes possibles, le plus d'utilisation des outils collaboratifs.

Difficulté : ++

Mois de la concentration

Aucun email envoyé ou lu pendant une réunion à laquelle on accepte de participer.

Difficulté : +++

Mois de l'efficacité

La plus grande baisse de destinataires dans les conversations.

Difficulté : ++

Mois de la planète

La plus grande suppression d'emails et fichiers inutiles dans sa boîte aux lettres

Difficulté : +

Faciliter

MAILOOP SMART SOLUTIONS

Simplifiez-vous la vie en un clic

Toujours à l'écoute de nos utilisateurs, nous développons des solutions simples et inclusives pour rendre accessible des fonctionnalités avancées de gestion de sa messagerie. Besoin d'une solution intelligente pour mettre en place effectivement le Droit à la Déconnexion ? La Smart Deconnexion est faite pour vous : - 50 % d'emails échangés en dehors des horaires

Smart Deconnexion

Le Droit à la Déconnexion version Mailoop : simple, personnalisable, intelligent et adapté aux exigences de toutes les entreprises, grâce au pilotage intelligent de règles dynamiques.

924e4f93e0c8fb300dde19c90180edca.gif

Smart Filters

dribbble-filter.gif

Prenez la main sur votre boîte aux lettres : les règles de messagerie, connues de tous, et si laborieuses à configurer, peuvent faire baisser de 50%  le volume d'informations à traiter.

Smart Answers

5844.jpg

Qui n'a jamais rêver de pouvoir quitter une conversation sans fin dans laquelle vous êtes en copie ? Vous avez maintenant le pouvoir d'agir !

Le blog

  • « Je sais parfaitement écrire des emails. Je n’ai pas besoin d’un outil pour m’aider. »
    Nous n’en doutons pas une seconde. Mais savez-vous comment vos mails sont perçus par vos collaborateurs ? Pensez vous qu’aucun de vos collaborateurs pourrait avoir besoin d’aide pour améliorer ses pratiques ?
  • « J’envoie mes e-mails à 23 h le soir, car c’est la seule façon pour moi de m’organiser. Je ne pense pas qu’il y ait de bonnes façons de le faire. »
    Nous en sommes convaincus également. Mailoop traduit uniquement le ressenti de vos collaborateurs. Si vos e-mails sont signalés, c’est tout simplement que les règles de communication dans l’équipe ne sont pas suffisamment explicites. Mailoop est là pour vous en faire prendre conscience et vous accompagner dans ce changement.
  • « Mailoop, c’est de la délation ! Pas question de rentrer dans ce jeu là. »
    Notre motivation la plus profonde est d’améliorer la communication au sein de l’entreprise. Nous sommes une entreprise externe précisément pour assurer cette indépendance qui est garante de notre valeur ajoutée. Les Feedbacks exprimés sont rendus anonymes : l'idée est d'aider à la prise de conscience individuelle et non de pointer du doigt les personnes. Les Feedbacks représente une perception factuelle, et non un jugement.
  • « Qu’est-ce qui empêchera les collaborateurs d’abuser en signalant tous mes messages ? »
    Rien. C’est le principe d’une approche 360 : accepter les feedbacks des collaborateurs, quels qu’ils soient. L’approche Mailoop se veut bienveillante et se focalise sur le ressenti – pas sur le jugement, pour éviter au maximum des comportements qui auraient un effet contraire au but recherché.​ Notre outil limite les bien sûr les abus : pas de feedbacks possibles après un mois, et unicité d'un feedback sur un email.
  • « Je suis sûr que les informations récupérées seront transmises aux RH et impacteront mon évolution de carrière »
    Non, les données individuelles ne sont pas transmises aux RH. C’est la base du contrat de confiance avec Mailoop. Mailoop réalise aussi un rapport mensuel pour l’entreprise. A cette occasion, seules des données statistiques anonymes à l’échelle de l’organisation entière sont analysées. Rien de personnel.​ Mailoop est enfin un formidable outil de développement personnel. Les rapports sont pour vous et vous seul. Faites en bon usage, et nous espérons bien qu’ils impacteront positivement vos relations et donc votre carrière !
  • « Puis-je modifier la liste des feedbacks ? »
    Nous choisissons la liste des Feedbacks lors du déploiement de Mailoop avec l’équipe projet. Ces Feedbacks peuvent évoluer facilement, mais doivent être partagés par tous les collaborateurs par soucis de réciprocité (principe clé d’une approche 360°). N’hésitez pas à proposer de nouveaux Feedbacks à vos RH, du moment qu’ils ne portent pas de jugement et sont facilement actionnables par celui qui les recevrait !
  • « Mon premier destinataire, c’est ma femme/mon mari. Je ne souhaite pas que Mailoop analyse mes emails personnels ! »
    Les données envoyées à nos serveurs excluent automatiquement tous les domaines personnels (gmail, hotmail, etc…), ainsi que tout message dont l’objet comporterait les mentions « Personnel » ou « Privé ».​ Dans tous les cas, le contenu des messages n’est JAMAIS analysé. Vous pouvez donc continuer à échanger avec votre femme ou votre mari, même si il ou elle fait partie de l’entreprise !
  • « Dans mon agenda, je marque plein d’évènements personnels pour me souvenir de ce que je dois faire. Je ne veux pas être observé ! »
    Les évènements de votre agenda sont exclus lorsqu’ils sont marqués « privé » ou « personnel » Seuls les évènements pour lesquels il y a au moins deux personnes de l’organisation qui participent seront comptés dans votre analyse mensuelle. Vous pouvez continuer à marquer votre évènement « Tennis » personnel dans votre agenda professionnel, c’est tout à fait normal, et nous n’en saurons rien !
  • « Que faites-vous de mes données ? »
    Le modèle économique de Mailoop est transparent : nos services sont toujours payants pour rester indépendant. Nous collectons le strict minimum de données personnelles indispensables aux analyses, dans l'esprit du RGPD : les en-têtes d'emails, pas le contenu. Les données sont stockées en Europe en conformité avec le RGPD. Elles sont doublement encryptées : avant d'être envoyés à la base de données, puis « At Rest » dans la base de données. Ce sont les meilleures pratiques. En fin de d’utilisation, ou en cas d’exercice de votre droit d’opposition, les données sont anonymisées de façon définitive.
  • « Qui peut voir mon rapport et mes statistiques ? »
    Votre tableau de bord est personnel et confidentiel. Vous y accédez en cliquant depuis l’addin Outlook ou Gmail, ou en SSO, ce qui nous permet de vous authentifier sur nos serveurs. Personne n’a ainsi accès à vos données : Mailoop est un outil de développement personnel.
  • « Si j’exprime mon ressenti sur un email, mon manager saura tout de suite que cela vient de moi. »
    Nous sommes garants de l’anonymat de votre Feedback. Le manager aura connaissance de ce ressenti lors de la réception de son rapport mensuel, sans JAMAIS savoir qui sont ceux qui ont eu cette perception. Un intervalle important est toujours conservé avant la restitution de votre Feedback, rendu anonyme et mélangé avec tous les autres, au manager.
  • « Je signalerais bien ce mail, mais il y a des données sensibles dans le corps du message. »
    Aucun risque : nos serveurs ne reçoivent que les données d’en-tête des messages (destinataires, date, objet), ils n’ont AUCUN accès au contenu des messages lorsque vous signalez un mail. C’est pour cela que les plus grandes entreprises, organisations et collectivités nous font aujourd’hui confiance.
bottom of page