Droit à la déconnexion et confinement : l’équation impossible ?
Depuis le confinement, nous avons observés chez nos clients une explosion du volume de mails dans les entreprises et notamment en dehors des horaires de travail. Ces problématiques, nous les connaissons bien chez Mailoop.
Voici donc notre analyse sur les facteurs et risques des volumes d’e-mails envoyés et les règles à suivre pour respecter la déconnexion de chacun.
La déconnexion : un contexte chamboulé
De multiples facteurs s’aggravent et parmi ces enjeux, nous trouvons :
La charge émotionnelle qui est à la fois évolutive et méconnue.
L’équilibre professionnelle et vie personnelle, particulièrement complexe à trouver surtout durant cette période exceptionnelle.
Les marqueurs de notre rythme, le fait de se rendre au bureau chaque jour donne une nette démarcation entre vie privée et vie professionnelle. Avec le confinement, nous jonglons continuellement entre pro & perso, et cela impacte chacun de rythmes.
Adaptation des rythmes aux enjeux. Souvent, l'hyper-flexibilité n’a pas été ni encadrée ni accompagnée et plutôt faite de manière spontanée.
Cadre, rituels et repères de travail bousculés.
Explosion du volumes de mails de 30% depuis le début de la crise. (Chiffres Mailoop)
Crise de volume d’informations à traiter.
Crise de sens qui est en train de naître sur plusieurs aspects : missions annulées, reportées, urgence réelle et urgence perçue.
Des risques exacerbés
Le contexte de communication actuel comporte de nombreux risques s'il n'est pas pris en charge rapidement : état émotionnel, disponibilité physique et cognitive de nos interlocuteurs, perte d’émotions dans la communication.
De plus, cette communication est rendue plus complexe du fait de l'interruption quotidienne dans nos tâches : 75% des personnes interrompent leur tâche pour traiter une notification qu'ils reçoivent sur leurs smartphones.
Outre l'hyperconnexion, la question du droit à la déconnexion doit être abordée pour diminuer les risques pour le collaborateur. Recevoir un email à 20h30 peut être plus fréquent étant donné que la séparation vie privée / vie professionnelle est plus difficile à percevoir.
Enfin, n'oublions pas que pour beaucoup d'entre nous, nous sommes souvent connectés à nos smartphones, augmentant ainsi très largement le risque d'épuisement.
Comment appliquer le droit à la déconnexion pour chacun ?
Chacun à sa part de responsabilité : C’est à nous d’agir sur nos pratiques pour avoir un impact sur notre organisation.
Le besoin de déconnexion est évolutif et individuel.
La définition universelle du droit à la déconnexion n’existe pas.
La seule personne capable de savoir si une sollicitation dérange, c’est le collaborateur lui-même.
L’entreprise a pour mission de cadrer les pratiques et définir les limites.
Quelles sont les pratiques clés à étudier avec vos équipes ?
Pleine conscience Définir vos horaires, vos disponibilités, votre équilibre.
Créer des espaces de dialogues Créer une discussion avec les collègues pour donner des règles d’un fonctionnement asynchrone.
Accepter l’exposition Parler de votre contexte personnel aux collègues et responsables qui influent directement sur votre disponibilité.
L’art de lâcher prise Accepter d’avancer sans tout le monde plutôt que rester bloqué.
Compétences numériques Maîtriser les outils de communication comme Teams, Slack, Zoom, et apprendre à bien les utiliser pour ne pas perdre de temps et ni être frustré de ne pas avancer.
Efficacité Exceller dans la clarté des attentes, c’est-à-dire définir un langage d’équipe commun, travailler l’objet du message ainsi que le contenu pour que ceux-ci soient pertinents et essentiels.
Empathie Changer d’état d’esprit, essayer de trouver des solutions pour faciliter le travail de votre collègue et développer l’hyper-empathie.
Couvre-feu d’emails A chacun de choisir le rythme de travail qui lui correspond le plus. Cependant, il est important d'éviter l'effet boomerang : en envoyant mes emails à 20h30, il y a fort à parier que ces emails généreront une réponse qui en entrainera certainement une autre. Il faut donc bien veiller à clarifier les bornes horaires limites pour les emails envoyés, ainsi que distinguer l'urgence de l'importance.
Symétrie des attentions Être plus attentif pour plus de bienveillance, de respect des rythmes de vos collègues. Plus vous prêterez attention aux besoins des autres, plus ils vous le renverront.
Parole Les émotions ne s’expriment pas par écrit, le mieux reste évidemment la parole : appelez vos collègues, organiser une rapide visioconférence, criez depuis votre balcon, tous les moyens sont bons !
Restons positifs !
Certes, nous traversons une crise qui va durer plusieurs semaines mais nous avons l’occasion de démontrer que le télétravail peut fonctionner ! En effet, nombreux sont ceux à être persuadés que le télétravail n’est pas une méthode fonctionnelle et performante dans l’organisation. Et dans cette situation exceptionnelle nous sommes orientés résultat : seul le résultat compte ! Il est essentiel de montrer que l’enjeu n’est plus en termes d’horaires de travail mais en termes d’objectifs et de responsabilisation.
Profitons-en également pour questionner les pratiques managériales, les objectifs que nous nous donnons. Ce recul est nécessaire pour améliorer notre façon de travailler, de comprendre comment être plus efficace et reconnaître la réalité de l’équilibre difficile entre vie professionnelle et vie personnelle, depuis longtemps caché sous un voile de pudeur.