Gagnez du temps dans vos "PoC" grâce à la matrice du succès de la transformation digitale
Après quelques années à innover au sein de votre entreprise, à faire des "PoC", des "pilotes", des "expés", vous vous êtes souvent rendu compte de la difficulté de faire de ces débuts un succès. Chez Mailoop, jeune PME, après plus de 3 ans, nous avons identifié les éléments clés pour faire de ces projets un succès et nous vous les partageons pour vous faire gagner du temps. Mailoop vous livre la recette du succès de votre prochaine collaboration avec une startup.
Préambule : partir du besoin avant de sauter sur la solution
Un des premiers point de vigilance pour identifier les probabilités du succès d'un projet est de bien comprendre les circonstances qui ont fait naître le besoin. Faire un "screening"des startups pour trouver quelles solutions pourraient être intéressantes à déployer ? Échec garanti ! C'est une excellente veille, peu spécifique, mais pas une façon de se transformer. Faire un concours de startup pour faire émerger les meilleures idées ? Échec assuré au delà du PoC ! Intervenir dans un séminaire de dirigeants pour créer une "bulle d'inspiration" ? Histoire sans lendemain systématique. Je pourrais multiplier les exemples que vous avez nécessairement connus, tant côté entreprise que startups, mais j'insiste plutôt sur la bonne façon de faire. Clarifiez votre besoin avant de chercher une solution.
Clarifiez le besoin de votre entreprise avant de chercher une solution pour lever les trois premiers écueils : s'assurer de l'urgence du besoin auprès des dirigeant.e.s, sécuriser un budget, valider la disponibilité de ressources humaines internes nécessaires au succès.
Un bon travail de clarification permet d'identifier les points bloquants que l'entreprise souhaite résoudre rapidement, d'identifier des moyens humains et financiers pour le faire, puis alors seulement de consulter, en interne et en externe, pour trouver l'approche la plus pertinente. Alors vous pouvez consultez des startups, avec un cahier des charges et des objectifs précis. Ce cheminement valide les 3 piliers essentiels au démarrage de l’expérimentation : urgence du besoin (pour les anglicismes : s'assurer qu'il s'agit d'un "must-have" plutôt que d'un "nice-to-have"), budgétisation et porteur de la dépense, identification des ressources internes disponibles pour conduire le projet.
Il n'y a pas de transformation réussie sans une implication des 3 niveaux clés de l'organisation : direction, manager et salariés
Il est indispensable d'adopter une double lecture de la transformation : par niveaux hiérarchiques (salariés, manager, direction) et par perception de l'intérêt ou de la nécessité d'engager le changement. Voici les clés de notre matrice de la transformation digitale.
Il existe 4 stades d'implication :
L'ignorance ou le déni : implication nulle par manque d'information, par opposition ou par désintérêt.
Le scepticisme : implication faible, sous la contrainte uniquement. Enlevez la contrainte et tout redeviendra comme avant !
L'indépendance : implication importante mais centrée sur soi-même. L'individu est convaincu du bien fondé de la démarche, la contrainte n'est plus utile.
L'interdépendance : implication la plus élevée. L'individu est ambassadeur du changement. Il s'investit pour aider les autres à progresser et a conscience de son impact au sein du collectif.
Pour ceux qui aiment les exemples concrets, la sécurité routière est un cas d'école idéal. Prenons l’exemple du port de la ceinture de sécurité en voiture.
Années 80 : le déni, "on a plus de chances de mourir avec la ceinture attachée, je connais quelqu'un qui s'en sorti justement parce qu'il ne la portait pas...".
Années 90 : le scepticisme, "je mets ma ceinture dès qu'on me signale qu'il y a des gendarmes avec des appels de phares".
Années 2000 : l'indépendance, "je mets ma ceinture pour me protéger, je me sens pas bien si je ne la porte pas".
Années 2020 ( venant des enfant surtout !) : l'interdépendance, "papa, maman, vous devriez mettre votre ceinture sinon vous pouvez mourir si on a un accident."
Évidant, non ? Heureusement, il ne faut pas toujours 40 ans pour réussir à se transformer !
Un schéma valant mieux qu'un long discours, voici le déroulé classique s'un projet de transformation digitale :
Les 3 problèmes auxquels tout le monde fait face dans cette situation :
La direction a validé le projet sans mesurer sa propre implication attendue
Les managers, très sollicités, ont été "épargnés" ou lieu d'être interrogés sur leurs besoins
Les salariés ne percevant ni appropriation, ni résultats, ni conséquences se désengagent progressivement : le quotidien a reprise le dessus.
Le chemin du succès
Suivre le cheminement que je vous propose a deux finalités très positives : faire fonctionner votre expérimentation, bien sûr, mais de façon tout aussi importante, identifier au plus tôt les causes d'un potentiel échec pour agir au plus vite ou savoir arrêter à temps. Car oui, une expérimentation doit savoir s'arrêter ! C'est aussi un des apprentissages !
Le travail doit se dérouler aux trois niveaux (et pas uniquement de façon séquentielle comme l'image le simplifie) :
Côté direction : créer la conviction de l'importance de la transformation, et obtenir leur engagement. S'assurer de leur exemplarité qui va être observée par tous les collaborateurs !
Côté managers : écouter leurs besoins, identifier comment votre approche peut leur faciliter la vie et engager alors les actions adaptées. Limitez leur exposition, facilitez leur le boulot, valorisez leurs succès !
Côté salariés : ayez une haute ambition de résultats, car personne ne se mobilise pour des cacahuètes ! Valorisez les gains en gardant en tête la stratégie PIC / NIF : un gain Positif Immédiat et Certain sera toujours traité comme prioritaire par notre cerveau face à un risque Négatif, Incertain et Futur
Les bonnes questions à se poser pour détecter les signaux faibles du manque d'implication
Ces questions, vous les avez souvent en tête, et vous évitez justement de les poser par peur de la réponse... Chez Mailoop, nous sommes de plus en plus intransigeants pour faire gagner du temps à tous le monde : si trop de points ne sont pas répondus, alors nous estimons qu'il est trop tôt pour engager une campagne de Transformation, et qu'il vaut mieux d'abord travailler sur du Conseil ou de la Formation.
Voici les 4 thèmes à creuser pour se faire une idée de l'engagement de vos interlocuteurs, quel que soit leur niveau hiérarchique :
Phase du Déni : la parole et le non verbal ! Un regard vers le ciel ou un "de quoi tu parles ?" suffiront à comprendre !
Phase du Scepticisme : le questionnement. Une personne sceptique utilisera des tournures impersonnelles ou justifiera son action sur celle du management ou tout autre tiers.
Phase de l'Indépendance : le temps. Demandez à la personne de vous consacrer un peu de temps sur le sujet. S'il ou elle est convaincu, il ou elle trouvera une façon de vous aider.
Phase de l'Interdépendance : la visibilité. Proposez d’apparaître dans la newsletter, de faire un petite interview, un simple verbatim... Cela parait évident quand on est engagé à ce niveau là, mais génère une levée de bouclier sinon.
J'espère que cette analyse vous amènera à relire certaine de vos expériences passées pour les juger avec un regard nouveau ! N'hésitez pas à enrichir cette réflexion par vos commentaires.