Comment utiliser le Feedback 360° pour réduire mes emails ?
Qu’est-ce que le Feedback ?
C’est un retour direct, qu’il soit neutre, positif ou négatif. Il vient accompagner une validation de votre travail, mais aussi un peu de vous-même auprès d’un projet, d’une équipe ou de toute l’entreprise. Cela doit certainement vous revenir en mémoire : qu’il s’agisse d’un feedback autour de la machine à café ou d’un entretien annuel, vous avez déjà été confronté au feedback !
Le Feedback c’est bien, le 360°, c’est mieux !
La pertinence d’un feedback est cependant très liée à sa forme, sa fréquence et son intention. C’est pourquoi l’époque du feedback unilatéral est révolue. Nous parlons désormais de plus en plus de Feedback 360, c’est–à–dire un feedback faisant le tour de la question mais aussi de l’équipe : un vrai 360° ! En effet, la nécessité de co-construire les comportements qui améliorent la vie en entreprise, fait qu’un feedback ne doit pas simplement venir d’en haut. Chacun doit pouvoir librement s’exprimer sur son ressenti.
Attendez, ça fonctionne vraiment ça chez Mailoop ? Eh bien oui ! Et ce, parce que nous avons choisi l’amélioration continue. Au début de l’expérience Mailoop, c’est la remise en question qui est nécessaire. Sans une volonté de s’exprimer, et parfois même une simple curiosité de faire l’état des lieux sur son propre travail, la démarche ne fonctionne pas !
Co-construire pour bien choisir
Avant de définir la liste de feedbacks disponibles depuis notre addin, il est important d’échanger au maximum avec les équipes projets pour comprendre les thématiques importantes à traiter. En fonction des comportements identifiés, nous co-construisons une liste de feedbacks pouvant plaire au plus grand nombre !
En effet, si au moment de choisir son feedback, un collaborateur ne trouve pas le feedback approprié, cela peut créer une frustration supplémentaire. La co-construction est donc primordiale pour bien identifier les thématiques clés à traiter : le consensus permet l’apaisement. De plus, grâce à la dynamique d’amélioration continue possible via le feedback, ces retours sont amenés à évoluer ! Des thématiques identifiées au début de l’aventure Mailoop seront sans doute vite solutionnées et pourront laisser place à de nouveaux feedbacks !
L’anonymat, pourquoi ?
En plus de la co-construction, un deuxième critère est très important dans l’aventure Mailoop : l’anonymat. Pourquoi ? Car cela crée un équilibre où la hiérarchie est effacée, pour ne laisser que deux personnes s’exprimer ! Bien sûr, s’il est important pour vous d’en parler directement avec la personne, rien ne vous empêche d’en discuter autour d’un café. L’anonymat, ce n’est pas se cacher derrière son ordinateur, mais bien prendre le pouvoir pour s’exprimer, sans en craindre les conséquences.
En considérant le feedback dans le cadre des emails, on s’aperçoit rapidement que les collaborateurs se sentent submergés. On envoie beaucoup, on reçoit encore plus. Ce cycle ininterrompu de l’email peut être réduit en mettant l’humain au cœur des interactions.
Un peu d’humain dans nos échanges
Outre tout cela, nous savons chez Mailoop que la formulation est importante pour dédramatiser des thématiques parfois complexes. C’est pourquoi, chaque feedback Mailoop a un but bien précis avec une formulation simple et fun. Il est primordial que chacun puisse s’identifier facilement au feedback qu’il choisit, sans se sentir juger. Le secret ? La communication non violente et un peu d’humour ! A noter que la co-construction des feedbacks est ici vient identifier la culture de chaque entreprise !
Par ailleurs, l’utilisation en masse des outils informatiques nous fait parfois oublier la dimension humaine de nos échanges. Le feedback est un exemple convaincant : lorsque le flux d’emails est grandissant, vous subissez une hyper-sollicitation. Il faut donc redonner une place au ressenti, au bon sens, pour déconstruire des agissements parfois trop mécaniques. De plus, il est intéressant de se questionner à nouveau sur le pourquoi de l’envoi d’un mail, remettre du sens dans ce que l'on fait.
Voici quelques clés pour éviter les emails inutiles et les risques de faux-pas numériques
Pour aller + loin
Au-delà du Feedback 360°, le data monde
Le Feedback 360° nous permet de vous donner une photo qualitative de votre comportement numérique chaque mois. Pour aller plus loin, il peut être important de questionner les habitudes grâce à une photo quantitative de votre comportement numérique. C’est pourquoi Mailoop vous propose une synthèse mensuelle claire, à consulter de manière confidentielle quand vous le désirez. Si ces données ne sont pas installées par votre entreprise, il existe toujours d’autres possibilités comme My Analytics de Microsoft pour questionner vos pratiques numériques.
