Derrière chaque boîte mail, il y a un humain !
Dernière mise à jour : 6 avr. 2020
“Le dossier de présentation, prêt pour demain”. Bonjour?
S’il est toujours possible de rétorquer dans la réalité, il devient presque impossible de s’exprimer à la réception d’un email aussi brut. Les collaborateurs en entreprise constatent une vague d’incivilités grandissantes au sein de leurs échanges par mail et se sentent pour la plupart impuissants face à cette situation. Heureusement, nous avons quelques clés pour vous.
Pourquoi l'email est-il si impératif ?
Envoyer un email, c’est parler à quelqu’un. Cela revient donc théoriquement à transmettre un message dans le respect des conventions sociales et professionnelles. En pratique pourtant, il semblerait que ce ne soit qu’une douce utopie, bien loin du quotidien des grandes entreprises. Les collaborateurs se sentent souvent agressés face à l’email aussi bien dans le ton, l’heure de réception ou son degré d’urgence. L’ email semble être au service d’une productivité pressante qui oublie souvent l’aspect humain de l’échange.
Comment responsabiliser les comportements numériques ?
Il faut alors recentrer la fonction de l’email et se souvenir qu’il n’est que le canal de communication entre deux personnes. Chacun peut alors s’interroger : Parlons-nous à un collaborateur comme nous lui écrivons un email ? La barrière de l’écran insensibilise-t-elle nos contenus ? Il est important de percevoir que ce n’est pas l’email qui pose problème aujourd’hui mais bien son utilisation. Ne pas négliger la responsabilité du comportement numérique sur un collaborateur est essentiel. En effet, lorsqu’un collaborateur envoie un email en dehors des horaires de travail et charge celui-ci d’une mission pressante, il entrave son droit à la déconnexion. Les horaires sont un des exemples sur lesquels il est important d’établir des règles et pour cela, utiliser les bons outils.
Le digital peut-il rimer avec humain ?
Il ne s’agit pas d’établir une règle universelle du “bon” email car il existe presque autant d’emails parfaits que d’utilisateurs. Pour bien communiquer, peu importe l’approche, il faut le faire en adéquation avec son interlocuteur. La règle d’or est la règle collective. Et pour améliorer la communication par email, il existe de nouveaux outils qui permettent de prendre connaissance des réactions face à notre comportement numérique. L’important est de réintroduire l’humain au cœur de la démarche de transformation numérique effectuée dans de nombreuses entreprises. Le digital peut intervenir pour favoriser l’humain. Les outils d’analyse ou de feedback permettent d’intégrer, à un système insensible, des réactions humaines qui soulagent immédiatement le collaborateur gêné et encourage la remise en question de l’expéditeur.
Quels réflexes adopter avant de cliquer sur ENVOYER ?
Horaire : Quelle heure est-il ? Est-ce une heure correcte pour envoyer un email de travail ? Auriez-vous téléphoné à la personne, par exemple ?
Destinataire : Est-ce que j’envoie ce mail à la bonne personne ? Les huit personnes en copie ont-elles vraiment besoin de le recevoir ?
Contenu : De quoi parle mon mail ? Est-ce qu’un mail est la façon la plus pertinente d’en discuter? Ça ne peut pas attendre le café de demain ?
Forme : À qui est-ce que je m’adresse ? Est-ce approprié et cordial ? Vérifiez le ton, le vocabulaire et même l’orthographe, on ne sait jamais.
La proposition Mailoop
Nous utilisons des outils numériques qui accompagnent la transformation numérique des entreprises en plaçant l’humain au centre de notre démarche. Alléger la charge mentale des collaborateurs liée aux emails et aux réunions sans pour autant participer à l’infobésité ambiante, voilà l’objectif Mailoop. Pour agir, trois briques numériques sont mises en valeur :
Feedback : avec la possibilité de laisser anonymement une réaction humaine à la réception d’un email, le feedback permet d’évacuer le stress procuré par cet email et d’engager une prise de conscience pour l’expéditeur gênant.
Analytics : en traitant vos données de manière confidentielle, Mailoop vous propose chaque mois un rapport sur votre comportement numérique. Vous pouvez alors considérer vos résultats et agir en conséquence.
Smart Déconnexion : entièrement personnalisable, elle vous permet de contrôler les notifications de votre boîte mail pour être averti ou non de ce qu’elle reçoit. Vos week-ends déconnectés ne sont désormais plus qu’à un clic !
Vous souhaitez évacuer votre stress du mail ? Nous vous conseillons cette vidéo :
