Les incivilités numériques au travail
Le numérique est à la fois un incroyable levier pour améliorer la qualité de vie au travail et potentiellement, une source de menace et de stress pour les collaborateurs. Il apparaît urgent que chaque responsable d’entreprise initie, amplifie ou partage ses actions en la matière.
Avec le développement numérique, les habitudes de travail ont changé. Les échanges en interne sont de plus en plus dématérialisés, les nouvelles formes d'organisation de l’exercice professionnel entraînent également des pratiques qui peuvent être porteuses ou génératrices d'incivilités numérique comme l’usage d’e-mails excessifs.
Pourquoi les incivilités numériques se multiplient-elles dans notre quotidien ?
La dématérialisation des échanges au travail comme l’usage croissant de dispositifs numérique et les nouvelles formes d’organisation du travail comme la multiplication des tâches entraînent de nouvelles formes de communication au travail. Les pratiques non adaptées des outils numériques comme l’utilisation excessive de mails hors horaire du travail, peuvent engendrer des symptômes d’épuisement professionnel, manque de pause, stress et cela peut aller jusqu’au Burn-Out. Avec la dématérialisation des communications, nous remarquons qu’on ne prend plus en compte l’état émotionnel, l’état de disponibilité physique et cognitive de nos interlocuteurs. La diffusion rapide et massive des e-mails a empêché les managers de se poser la question de l’accompagnement des pratiques et de son adaptation organisationnelle et culturelle. C’est également l’application considérée aujourd’hui comme la plus coûteuse sur le plan cognitif.
Quelles sont les principales incivilités numériques vécues par les salariés ?
Multiplication des échanges professionnels hors horaires de travail
Nos chiffres Mailoop le mesurent, 75% des personnes qui reçoivent des mails hors horaires du travail traitent leurs mails reçus de leurs collaborateurs, fragilisant ainsi la frontière entre vie privée et vie professionnelle. Pourquoi ? En grande partie à cause des notifications que nous ne bloquons pas !
Une forme parfois inadaptée du message
Les incivilités liées à la forme du message sont banalisées et peu traitées dans les recherches actuelles. Cependant, la construction du lien social au travail ne peut se faire sans mettre les formes dans vos messages !
En effet, l’absence de formules de politesse, même minimales, est perçue comme un irritant principal, voire une agression dans l’échange. Le ressenti de l’incivilité est en général lié à des caractéristiques comme le ton employé, la ponctuation, etc. De plus, les ordres et les débordements de vocabulaire qui concernent les échanges hiérarchiques peuvent également avoir un impact négatif sur la qualité de vie au travail. Enfin, l’absence de réponse aux mails est également considérée comme une incivilité importante.
L’excès informationnel
Le sentiment de surcharge lié à la messagerie électronique est complexe et lié à plusieurs facteurs tels que l’augmentation de la sollicitation ou la complexification du travail relationnel liée à la mauvaise utilisation des e-mails.
Les causes de l’augmentation du nombre d’emails entrants et du temps de traitement de ces mails sont en partie dues au manque d’organisation, à l'immédiateté du traitement de l'information, au manque de précision des actions attendues dans les messages, aux informations non pertinentes et le mauvais ciblage des destinataires dans les emails.
Comment agir contre les incivilités numériques au travail ?
La question sur les incivilités numériques doit être mise en rapport avec la qualité de vie au travail et au risque de santé du travailleur qui sont liées aux nouvelles formes de travail. Pour lutter contre ces incivilités, il est essentiel de changer les comportements et non les outils mis à disposition des collaborateurs. En effet, il s'agit de la solution la plus complexe à mettre en oeuvre mais qui portera le plus ses fruits sur la durée !
Quelques solutions pour réduire le volume de communication :
Pédagogie auprès des salariés en rappelant quelques principes du bon usage des mails.
Mise en place des journées sans mails internes au profit des outils collaboratifs
Rappeler les notions d'urgence et importance
Clarifier les cas où préférer un email à un coup de fil
Toujours relire son email 3 fois avant de l'envoyer pour questionner la clarté de l'information et éviter les mauvaises formulations
Appelez Mailoop à la rescousse !
Les incivilités numériques au travail, du fait de leurs formes, de leurs effets et perceptions associées, peuvent être appréhendées comme les manifestations de transformations à l’œuvre aujourd’hui dans les organisations. C’est pour cela qu'il est urgent de montrer l'importance du sujet et son impact sur le quotidien des collaborateurs et agir sur la qualité de vie de chacun !