Lu pour vous* : Les techniques de régulation de l’infobésité

* Synthèse garantie sans IA générative : les analyses proposées incombent uniquement à l’autrice de ce texte et à l’interprétation qu’elle a pu (et surtout voulu) faire des œuvres mentionnées.

Les techniques de régulation de l’infobésité montrent que seule une approche collective et structurée permet de réduire durablement la surcharge informationnelle.

Ce texte est une synthèse d’une revue de littérature datant de 2023 et portant sur 87 articles et rapports scientifiques (principalement de sources anglophones et allemandes) traitant des techniques permettant de gérer la surcharge informationnelle [1]. 

Dans cet article, les auteurs ont proposé de classer les techniques de régulation identifiées selon la typologie proposée par Eppler et Mengis [2] dans leur revue de littérature de 2004 (considérée comme une référence sur la thématique de la surcharge informationnelle). Cette dernière fait ressortir 5 facteurs de surcharge informationnelle :  

• Les caractéristiques de l’information (volume, degré d’incertitude et de complexité, etc.) 

• L’individu (attitudes, motivations, âge, expérience, etc.) 

• Les tâches et processus (pression temporelle, interruptions, interdépendances, etc.) 

• L’organisation (hétérogénéité du groupe, etc.) 

• Les technologies de l’information (système utilisé, caractéristiques techniques, accès, etc.) 

  
  

Si cette catégorisation est pertinente pour analyser les causes de l’infobésité, elle se révèle moins opérante pour classer les techniques de régulation : les recommandations relatives aux processus organisationnels ne se distinguent pas toujours clairement de celles qui concernent les tâches et les processus, celles relatives aux technologies de l’information (comme la possibilité de désactiver les notifications ou de paramétrer des règles de filtrage) dépendent de leur mise en œuvre par les usagers et donc du niveau individuel, etc.

Nous proposons ici de les lister selon les acteurs impliqués dans la mise en œuvre de ces techniques de régulation :  

• Usagers (scindés en émetteur puis récepteur [3])  

• Accompagnateurs des démarches de prévention (qu’ils soient internes ou externes à l’organisation) 

• Direction des ressources humaines, chargée des formations 

• Managers, adressant à la fois des questions de leadership et d’organisation du travail 

Notons cependant que quelle que soit la classification retenue, ces différentes recommandations ne doivent pas être considérées de manière isolée mais conjointe et coordonnée lors de leur planification et mise en œuvre. Le niveau individuel (usager), qui reste le plus étudié et donc le plus étoffé, n’aura que peu d’effets sans le soutien de l’ensemble de l’organisation. Les auteurs soulignent d’ailleurs que « les résultats concernant la prévention systémique de la surcharge informationnelle sont nettement supérieurs à ceux relatifs aux approches comportementales ».

Les mesures prises pour réguler la surcharge informationnelle doivent par ailleurs être « adaptées aux exigences concrètes du travail dans le secteur ou le domaine professionnel concerné. Par conséquent, aucune solution n'est universellement applicable et l'élaboration de mesures doit être précédée d'une analyse des principaux points de tension dans ce domaine ».

Soulignons enfin que la validation scientifique de ces recommandations reste limitée : elles souffrent souvent d’un « manque considérable de données empiriques solides concernant [leur] efficacité » ; reposent parfois davantage sur l’intuition que sur des liens de causalité avérés ; et présentent diverses limites méthodologiques (absence de groupe « contrôle » de comparaison par exemple). Une exception ressort cependant : la méthode STROTA qui a fait preuve d’une réelle réduction de la surcharge informationnelle dans le groupe d’intervention en comparaison d’un groupe témoin. C’est donc une méthode pivot dans les démarches visant à lutter contre l’infobésité, susceptible de déterminer l’efficacité de toutes les autres mesures présentées en complément.

Usagers - émetteur 

Évaluer la nécessité de l’information pour le récepteur avant envoi et sélectionner uniquement les destinataires concernés 

Éviter l’usage des copies et des transferts 

Clarifier l’objectif, préciser si une action est nécessaire et le délai de réponse/action attendu 

Éviter les communications redondantes via plusieurs canaux 

Sélectionner le média de communication en fonction du type d’informations à transmettre 

Privilégier le contact direct plutôt que les e-mails pour le suivi  

Utiliser des modèles standardisés pour faciliter la rédaction des messages 

Hiérarchiser l’information par ordre de priorité, particulièrement dans les situations complexes 

Présenter les informations sous forme de tableaux de bord visuels 

Dans les plateformes de gestion documentaire, compléter les arborescences hiérarchiques par un système de balisage (tag) par mots clés pour faciliter la recherche d’information 

Faire preuve d’empathie et de bienveillance :  

- Accepter que chacun gère ses e-mails différemment 

- S’enquérir des préférences communicationnelles de ses collègues 

Usagers - récepteur 

S’abonner de manière sélective aux services automatisés tels que les newsletters ou les flux d'actualités 

Informer directement ses collègues si l'on ne souhaite pas recevoir d'informations via les listes de diffusion 

« Écrémage » (lecture rapide pour obtenir une vue d’ensemble) et filtrer l’information :  

- manuellement : sélectionner les informations pertinentes et supprimer ou déléguer les autres (sans se défausser de ses responsabilités) 

- de manière automatisée : désactiver les notifications, mettre en place des règles automatiques de filtrage et de classement 

Démarche de gestion de l’information en 3 étapes : 

1. recevoir et évaluer le message, puis décider de le lire, de le déléguer (sans se défausser) ou de l’ignorer ; 

2. acquérir une première compréhension du document et décider de le lire en détail, et le cas échéant, à quelle vitesse et avec quel niveau de profondeur ; 

3. intégrer les nouvelles connaissances. 

Éviter de traiter/répondre rapidement 

Définir des plages horaires fixes pour le traitement des courriels 

Ménager des pauses régulières, sans interruptions 

S'affranchir de l'obligation de répondre aux e-mails en dehors des heures de travail et établir une frontière claire entre vie pro et privée 

Nettoyer les informations devenues obsolètes 

Accompagnateurs 

Identifier les dimensions de la surcharge informationnelle (étendue, informations non pertinentes, contraintes de temps, variété des canaux d'information) afin d'apporter un soutien ciblé aux employés concernés 

Mettre en place des mesures structurelles de prévention de la surcharge informationnelle à travers une planification rigoureuse, une conception et une mise en œuvre participative 

Utiliser une méthode d’accompagnement participative et structurée, au plus près des équipes (STROTA) : 

1) inviter les membres de l’équipe à analyser la situation actuelle, en identifiant les déclencheurs et les conditions de la surcharge informationnelle 

2) animer une discussion d’équipe permettant de créer un modèle mental partagé et une « conscience situationnelle »  

3) aider l’équipe à élaborer des objectifs et des plans d’action concrets 

RH - Formations 

Analyser les besoins réels avant toute formation 

Prendre en compte la techno-insécurité et la techno-complexité perçue⁴ dans les formations (notamment pour les plus âgés) 

Formation aux fonctionnalités techniques des TIC en fonction de leur utilité, particulièrement lors de leur introduction  

Formation à la gestion du temps et à l’auto-organisation du travail (priorisation et ordonnancement des tâches en fonction des besoins de chacun) 

Formation à la résolution de problèmes (évaluation du technostress et recherche de soutien), à la gestion et à l’expression des émotions 

Formation à la distinction entre informations utiles et superflues 

Formation à la « nétiquette » (notions telles que la politesse, le respect et l'engagement en ligne) 

Managers - leadership 

Adopter un leadership participatif et soutenant 

Limiter les priorités organisationnelles, clarifier les responsabilités et les processus décisionnels liés aux projets, organiser des réunions moins nombreuses mais mieux structurées 

Être vigilant au stress induit par l’introduction de nouvelles TIC ou de la modification des TIC existantes 

Consulter les employés sur leurs canaux de communication préférés 

Établir des règles de communication communes (étiquettes) 

Managers - organisation du travail 

Intégrer la gestion des e-mails dans l’emploi du temps quotidien de chaque individu, à un moment qui lui convient 

Standardiser certaines procédures 

Réduire la diversité des tâches 

Éviter la surcharge de travail (distribuer équitablement les tâches et réduire le volume de travail), favoriser l’autonomie décisionnelle, le soutien professionnel (collègues, hiérarchique) et organisationnel (service informatique par exemple), mettre en place des routines et des structures 

Clarifier les attentes concernant la flexibilité du temps et du lieu de travail 

[1] Arnold, M., Goldschmitt, M., Rigotti, T.. (2023). « Dealing with information overload: a comprehensive review ». Frontiers in Psychology, vol. 14 

[2] Eppler M. J., Mengis J. (2004). « The concept of information overload—a review of literature from organization science, accounting, marketing, MIS, and related disciplines ». The Information Society, vol.20, n°5, p. 325–344

[3] Cette distinction est en effet fondamentale selon Stich, J.-F. (2025). « Stress de l’e-mail : vers une nouvelle compréhension de ses causes et impacts ». Systèmes d'information & management, vol. 30, n°2, p. 75-98.